Erweiterte Einstellungen
Inhaltsverzeichnis
In dieser Aufgabe können Einstellungen getroffen werden, die sich auf diese Organisationseinheit sowie allen untergeordneten Elementen beziehen. Beispielsweise werden hier Einstellungen zur Sortierung der Zähler und Zählwerke getroffen.
Über die Symbole neben den Registerbezeichnungen ist ersichtlich, ob die aktuell im Strukturbaum gewählte Organisationseinheit alle Einstellungen von oben erbt oder (zumindest teilweise) überschreibt. Der Pfeil 
kennzeichnet das Erben von der übergeordneten Organisationseinheit und der Haken 
kennzeichnet das Überschreiben (bestimmter) geerbter Optionen.
Um die von oben geerbten erweiterten Einstellungen zu überschreiben, muss zuerst die Option zum Überschreiben direkt unter dem Registertitel aktiviert werden. Sollen die erweiterten Einstellungen von oben geerbt werden, so ist dieser Haken zu deaktivieren und die Schaltfläche "Speichern" zu betätigen, eine entsprechende Benachrichtigung informiert hierüber. Damit ein versehentliches Löschen der überschreibenden erweiterten Einstellungen ausgeschlossen wird, erscheint ein Pop-up, in dem darüber informiert wird, dass erweiterte Stammdaten und / oder Zusatzfelddefinitionen gelöscht werden, welches vor dem Speichervorgang bestätigt werden muss.
Detailbeschreibung der Felder
Erweiterte Stammdaten
Weitere Einstellungen
In der Regel werden bei allen Listen, in welchen Personen ausgewählt werden können, alle Personen dargestellt, die auf dieser oder einer übergeordneten Organisationseinheit angelegt sind. Über Aktivierung der Option "Keine Rollenzuweisung an Personen aus übergeord. Organisationseinheiten" werden in diesen Listen Personen nicht dargestellt, die oberhalb dieser Organisationseinheit angeordnet sind.
Hinweis: Auch in der Liste der Benutzerrechte und der wirksamen Rechte eines Elements werden diese Personen nicht aufgeführt, obwohl sowohl explizite als auch vererbte Rechte für sie auf diesem Element existieren können. Auch die Definition oder Änderung expliziter Rechte dieser Personen auf den hier untergeordneten Elementen ist bei Aktivierung dieser Option nicht möglich. Aus diesem Grund wird davon abgeraten, diese Option zu aktivieren. Über die Option "Elementpfad beginnt hier" kann definiert werden, ob in Berichten der Pfad des betrachteten Elements bis zur Ebene dieser Organisationseinheit dargestellt werden soll. Die Option "Elementpfad beginnt hier" ist standardmäßig auf allen Organisationseinheiten aktiviert. Eine Vererbung der Einstellung auf untergeordnete Ebenen findet nicht statt. Somit wird in den alten Berichten, die nicht mit dem Berichtsvorlagendesigner erstellt wurden, zu jedem Element der Pfad bis zur direkt übergeordneten Organisationseinheitenebene aufgeführt (exklusive der Organisationseinheit selbst). Ist auf dieser Ebene die Option deaktiviert, so wird die Organisationseinheit und übergeordnete aufgeführt, bis zu der Ebene auf der die Option das erste Mal aktiviert ist.
Der Datenverantwortliche ist Adressat für alle Mitteilungen über Probleme die sich in den Energieliegenschaften ergeben, wie etwa bezüglich:
- Datenerfassung per Datenlogger,
- Überprüfung von Ableselisten (hier auch: Eintragung von Anmerkungen)
- Einbindung der Daten von Wetterstationen
- E-Mail Versand
- Betrieb der Software und Datenbank
Er fungiert als Verantwortlicher für den Betrieb und die Softwareinstallation. Diese Rolle ist für einen störungsfreien Betrieb zwingend erforderlich. In der Regel genügt die Einrichtung auf der Wurzelebene, also auf oberster Organisationseinheit. Die Software unterstützt aber auch eine differenziertere Aufteilung dieser Verantwortlichkeit, durch die Eintragung eines Datenverantwortlichen auf untergeordneter Ebene.
Es empfiehlt sich einen Vertreter einzutragen, der die gleichen Informationen wie der Datenverantwortliche selbst zugestellt bekommt.
Die Kalenderfunktion ermöglicht die Berücksichtigung von Feiertagen bei Überwachungen. So werden für eingetragene Feiertage, unabhängig vom jeweiligen Wochentag, die Überwachungsbedingungen für Sonntage angewendet. über die Option "Feiertagskalender" kann hier die Verwendung eines speziellen bereits auf Ebene der Organisationseinheit definierten Kalenders für die Energieliegenschaft festgelegt werden. Standardmäßig ist der von der Software mitgelieferte Feiertagskalender vorbelegt, der alle bundesweiten Feiertage Deutschlands enthält.
Sortierung
Hier kann die Ansicht und die Sortierung der Elemente im Strukturbaum und in der Ableseliste (Zähler und Zählwerke) definiert werden. Durch Verharren auf dem Elementtyp wird eingeblendet, wie die auf der direkt übergeordneten Organisationseinheit gültigen Einstellungen zu diesem Elementtyp lauten. Diese Möglichkeit wird durch eine gestrichelte Linie unterhalb der Beschriftung angezeigt.
Vorbelegungen
In diesem Bereich kann bestimmt werden welche Klassifikationssysteme und Energiebereiche auf den hier untergeordneten Einheiten (und somit Energieliegenschaften als übergeordnete Einheiten) zur Verfügung stehen und welche Werte bei Erstellung einer Energieliegenschaft standardmäßig vorbelegt werden.
Hinweis: Bei Erstellung einer Einheit werden die Einstellungen aus der direkt übergeordneten Energieliegenschaft bzw. Einheit übernommen und können somit von diesen Vorbelegungen abweichen.
Klassifikationssysteme
Klassifikationssysteme, die auf einer Organisationseinheit angelegt sind, können nach dem Anlegen AUSSCHLIESSLICH auf dieser Organisationseinheit verwendet werden. Möchte man diese auch in Organisationseinheiten unterhalb verwenden, müssen die Klassifikationssystem in den Vorbelegungen in die Sichtbarkeit mit aufgenommen werden.
Es wird die Auswahl des primären Klassifikationssystems vorbelegt. Es kann für jedes Klassifikationssystem eine Klassifikation vorbelegt werden. In den zeitabschnittsabhängigen Stammdaten einer bestimmten Einheit kann die Auswahl des primären Klassifikationssystems sowie die jeweilige Klassifikation jederzeit geändert werden.
Hinweis: Neuangelegte Untereinheiten erhalten die Klassifikationszuordnungen aus der direkt übergeordneten Energieliegenschaft bzw. Einheit, welche von der hier eingestellten Vorbelegung abweichen können.
Hinweis: Dem primären Klassifikationssystem einer Einheit ist immer eine Klassifikation zuzuordnen, da dies für die korrekte Funktionsweise einiger Standardberichte benötigt wird. Deshalb ist es empfehlenswert dieses Klassifikationssystem mit einem Standardwert zu belegen.
Energiefaktoren
Hier werden die Energiefaktoren angegeben, die grundsätzlich bei Neuanlage einer Einheit (und somit Energieliegenschaften als übergeordnete Einheit) angelegt werden. Im Gegensatz zu den Klassifikationssystemen und Energiebereichen werden diese Energiefaktoren immer, also auch für Untereinheiten, entsprechend der hier definierten Vorbelegung angelegt.
Wichtig: Wird die Definition auf dieser Ebene geändert, ohne dass eigene Energiebereiche festgelegt werden, müssen alle für die von oben geerbten Energiebereiche erforderlichen Energiefaktoren erneut hinzugefügt werden. Hintergrund ist die Vorbelegung eines Energiefaktors für die Kennwertbildung. Dabei kann nur aus der Liste der vordefinierten Energiefaktoren ausgewählt werden.
Hinweis: Wenn zuvor Änderungen in dem Abschnitt "Energiebereiche" vorgenommen worden sind, müssen im Anschluss an eine Definition von Energiefaktoren dementsprechend die Zuordnungen der Kennwertenergiefaktoren dort angepasst werden. Entsprechende Warnmeldungen im Benachrichtigungsbereich informieren den Anwender hierüber.
Energiebereiche
Analog zu den Klassifikationen können hier die auf den untergeordneten Einheiten (und somit Energieliegenschaften als übergeordnete Einheiten) zur Verfügung stehenden Energiebereiche ausgewählt werden. Eine Beschränkung der Energiebereiche durch die Auswahl auf der übergeordneten Organisationseinheit gibt es hierbei nicht.
Zu jedem Energiebereich ist ein Energiefaktor (aus der Liste der lt. Vorbelegung angelegten Energiefaktoren) auszuwählen, der zur Kennwertbildung verwendet wird. Analog ist ein übergreifender Energiefaktor zu wählen. Letzterer dient primär Dokumentationszwecken. Im Energieausweis wird so der hier hinterlegte übergreifende Energiefaktor verwendet, um den passenden zugewiesenen Energiefaktor der betreffenden Einheit für den Parameter "Nettogrundfläche" im Reiter "Gebäudedaten" zu verwenden.
Darüber hinaus kann ein Referenzmedium zugeordnet werden, sodass z.B. auch zu einem manuellen Referenzverbrauch aus dem Referenzwert die Emissionen anhand dieses Mediums bestimmt werden können.
Alle Energiebereiche, die die Option "In neuer Energieliegenschaft anlegen" aktiviert haben, werden bei der Neuanlage einer Energieliegenschaft standardmäßig angelegt. Die Zuordnung der Energiebereiche zu den Zeitabschnitten einer Energieliegenschaft oder Einheit kann jederzeit über die Aufgabe "Energiebereiche" geändert werden.
Wichtig: Die Zuordnung der Energiebereiche zu Einheiten, die bereits bestehen, wird nicht durch die Änderung dieser Vorbelegungseinstellungen geändert. So kann es sein, dass z.B. einer Energieliegenschaft der Energiebereich "Strom" zugeordnet ist, im Nachhinein aber aus der Vorbelegung entfernt wurde. Diese Energieliegenschaft behält den Energiebereich Strom, jedoch kann einer im Nachhinein angelegten Energieliegenschaft dieser Energiebereich nicht mehr zugeordnet werden, solange er nicht in der Vorbelegung der übergeordneten Organisationseinheit auftaucht.
Hinweis: Neuangelegte Untereinheiten erhalten die Energiebereichszuordnungen aus der direkt übergeordneten Energieliegenschaft bzw. Einheit, welche von der hier eingestellten Vorbelegung abweichen können.
Hinweis: Werden ab dieser Ebene neue Energiebereiche definiert, werden von oben keine mehr geerbt. Alle Energiebereiche, die also ab dieser Ebene zur Verfügung stehen sollen, müssen explizit ab da angelegt werden, sollte man einen weiteren hinzufügen wollen. Bsp.: Zuvor sind Wärme, Wasser und Strom von oben geerbt. Auf dieser Ebene soll nun noch technische Wärme hinzugefügt werden. So muss neben technischer Wärme auch Wärme, Wasser und Strom erneut angelegt werden.
Abrechnung / Kosten
"Kosten vorzugsweise inkl. USt. auswerten" ermöglicht es, in bestimmten Berichten statt der üblichen Nettokosten deren Bruttowert anzeigen zu lassen.
Ein "Abrechnungsmerkmal" kann vorgegeben werden, dies entspricht der Kostenstelle. In entsprechenden Berichten werden dann die Organisationseinheiten mit ihren entsprechenden Kostenstellen ausgegeben und können so entsprechend zugeordnet werden.
Das Währungszeichen bestimmt, in welcher Währung Geldbeträge ab hier erfasst und berechnet werden.
Wichtig: Es erfolgt keinerlei Umrechnung zwischen den Währungen. Dementsprechend ist eine Auswertung zweier Elemente aus unterschiedlichen Organisationseinheiten mit voneinander abweichenden Währungszeichen nicht möglich. Beispiel: Bisherige Einstellung entsprach dem Standardwert "Euro (€) / Cent (ct.)". Am 01.08.2017 wird das Währungszeichen auf "Dollar ($) / Cent (ct.)" umgestellt. Alle Kosten, Preise usw., die bereits im System vorhanden und in $ erfasst wurden, werden ab der Umstellung mit gleichem Betrag und Währungszeichen $ dargestellt. Handelte es sich zuvor tatsächlich um $, so muss der Anwender alle Einstellungen zu Tarifen entsprechend anpassen, Rechnungen erneut erfassen und die betroffenen Energieliegenschaften neu berechnen. Die Kosten eines Zähler dieser Organisationseinheit lassen sich nach der Umstellung nicht mehr innerhalb einer Auswertung mit z.B. einem Zähler einer anderen Organisationseinheit mit Währungszeichen "Euro (€) / Cent (ct.)" darstellen.
Zusatzinformationen zu der auf der übergeordneten Organisationseinheit gültigen Einstellung erhält man durch Verharren auf der entsprechenden Bezeichnung bei entsprechender Kennzeichnung durch eine gestrichelte Linie. Sofern hier keine Belegung der Option erfolgt, vererben sich die Einstellungen entsprechend der Zusatzinformation auf diese Organisationseinheit.
Zeiteinstellungen
Hier kann die Zeitzone gewählt werden, die für die Organisationseinheit gültig ist. Die Software unterstützt auch den Betrieb in unterschiedlichen Zeitzonen, was dadurch gewährleistet wird, dass alle zeitbezogenen Daten in Weltzeit (UTC) abgespeichert werden.
Wichtig: Es erfolgt keine Umrechnung der Zeitzonen ineinander. Die Auswertung zweier Elemente aus Organisationseinheiten mit unterschiedlichen Zeitzoneneinstellungen ist nicht möglich.
Ferner kann der Monat des Beginns des Geschäftsjahres angegeben werden, sofern dieses vom Kalenderjahr abweicht. Dieser wird in Auswertungen benutzt, die statt über das Kalenderjahr auch über das definierte Geschäftsjahr durchgeführt werden können.
Oft ist es erwünscht aktuelle Verbräuche mit denen aus einem Referenzzeitraum zu vergleichen. über den Referenzzeitraum kann man sich bspw. die Referenzwert definieren, die zur Bewertung der Verbrauchsentwicklung einer Einheit herangezogen wird. Innerhalb der hier beschriebenen Aufgabe kann der Referenzzeitraum durch Angabe des Startdatums sowie der Anzahl der Jahre definiert werden. Auch eine Verteilung des, aus dem Zeitraum bestimmten, Referenzverbrauchs ist durch eine Kennzahl einstellbar. In den untergeordneten Einheiten (und somit Energieliegenschaften als übergeordnete Einheiten) kann dieser vorbelegte Referenzzeitraum sowie die Verteilung je Energiebereich geändert werden. Weiterführende Informationen zum Referenzzeitraum finden sich in der Beschreibung der Aufgabe Referenzwert.
Zusatzinformationen zu der auf der übergeordneten Organisationseinheit gültigen Einstellung erhält man, bei entsprechender Kennzeichnung durch eine gestrichelte Linie, durch Verharren auf der Bezeichnung. Sofern hier keine Belegung der Option erfolgt, vererben sich die Einstellungen entsprechend der Zusatzinformation auf diese Organisationseinheit.
Berichtseinstellungen
An dieser Stelle kann ein Bericht aus den Berichtsvorlagen ausgewählt werden, welcher auf der Aufgabe Dokumentation/Dashboard zum direkten Abruf zur Verfügung steht.
Zusätzlich kann definiert werden, ob Einstellungen zum Berichtsausgang getroffen werden sollen. Es kann definiert werden, ob Berichte automatisch freigegeben werden oder manuell über die Berichtsfreigabe freigegeben werden sollen. Die Einstellungen zur Berichtsfreigabe beziehen sich nur auf Berichte, die über ein Berichtsabo erzeugt werden. Manuell abgerufene Berichte werden immer sofort automatisch versand. Außerdem können Aufbewahrungsfristen für Berichte und PDFs nach dem Versand eingestellt werden. Weiter kann definiert werden, ab welcher Größe ein Downloadlink statt einer E-Mail mit Anhang an die Berichtsempfänger gesendet wird.
Es ist möglich, die Sichtbarkeit und damit Auswählbarkeit von Berichten in den Aufgaben Berichtswesen/Berichte abrufen und Berichtswesen/Berichtsabonnement zu beeinflussen. Nach dem selben Vorgehen wie bei den Vorbelegungen kann hier tabellarisch definiert werden, welche Berichtsvorlagen und CSV-Berichte unter der ausgewählten Organisationseinheit sichtbar und damit abrufbar sind.
Sobald mindestens eine Berichtsvorlage oder ein CSV-Bericht unter "Hier freigegebene Berichtsvorlagen" definiert wurde, gelten ausschließlich die in dieser Tabelle eingetragenen für die darunterliegenden Elemente.
Hinweis: Berichtsvorlagen, die auf einer bestimmten Organisationseinheit angelegt sind, stehen auf dieser unabhängig von den erweiterten Einstellungen immer zur Verfügung. Ihre Sichtbarkeit kann erst auf untergeordneten Organisationseinheiten eingeschränkt werden.
Sichtbarkeit von Rechtegruppen und -bausteinen
Wenn der Haken unter "Es sind erweiterte Stammdaten eingestellt" gesetzt wurde, so können unter diesem Abschnitt die unter dieser Organisationseinheit sichtbaren Rechtegruppen und Rechtebausteine definiert werden. Dabei gilt, dass sobald ein Element unter "hier festgelegte" hinzugefügt wurde, werden alle anderen nicht mehr sichtbar. Alle auf dieser Ebene neu angelegten Rechtegruppen und Rechtebausteine werden ab hier automatisch der Liste hinzugefügt.
Hinweis: Wird auf dieser Ebene eine Rechtegruppe oder ein Rechtebaustein angelegt, wird automatisch eine Whiteliste unter "Hier festgelegte" angelegt. Darin befinden sich alle Rechtegruppen bzw. -bausteine, die ursprünglich von oben geerbt wurden sowie die auf dieser Ebene angelegte Rechtegruppen bzw. -bausteine.
Hinweis: Mit Hilfe dieser Einstellung kann auch die Sichtbarkeit von Standardrechtebausteinen und Standardrechtegruppen beeinflusst werden.
Zusätzlich können über das Aktionsmenü in dieser Liste auch die auf dieser Ebene angelegten Rechtegruppen oder -bausteine gelöscht werden.
Regelprüfung für Rechnungen
An dieser Stelle können übergeordnet Regeln für die Prüfung von Rechnungen konfiguriert werden. Die definierten Regeln werden anschließend auf alle Rechnungen angewandt.
Standardmäßig stehen vier vordefinierte Regeln zur Verfügung. In diesen wird auf die Kosten und auf den Verbrauch geprüft und bestimmte Mindest- und Abweichungsgrenzen definiert.
Es können über den Button "Hinzufügen" auch eigene Regeln definiert werden und im Anschluss daran ggf. die vordefinierten Regeln nicht freigegeben werden, sodass nur die eigens definierten Regeln Anwendung finden.
Bei der Regeldefinition ist neben einer Regelbezeichnung ein Regeltyp zu wählen. Mit diesem wird festgelegt, gegen welches Attribut die Rechnung geprüft werden soll. Je nach Auswahl stehen anschließend weitere Optionen zur Verfügung. Zusätzlich kann bei Bedarf auf einen oder mehrere Zählertypen eingeschränkt werden, auf welche die Regel angewendet werden soll.
Sollen die Kosten aus der Rechnung beispielsweise mit den Kosten gemäß zugeordnetem Tarif verglichen werden, ist die im Screenshot ersichtliche Auswahl zu treffen.
Nach Auswahl des Regeltyps ist eine Mindestabweichung anzugeben, ab der die Regel geprüft werden soll. Über die relative und absolute Abweichung können nun die Grenzwerte definiert werden, ab denen eine Rechnung als auffällig gilt. Dies ist der Fall, sobald einer der beiden Werte überschritten wird.
Für Regeln, die die Vorperiode einbeziehen, wird je nach Auswahl die korrespondierende Vorjahresrechnung oder die vorherige Rechnung betrachtet. Bei der Auswahl "Automatisiert" wird die korrespondierende Vorjahresrechnung herangezogen. Falls diese nicht vorhanden ist, dann wird die vorherige Rechnung herangezogen. Ist auch diese nicht vorhanden, so ist die definierte Regelprüfung nicht durchführbar.
Für Regelprüfungen auf Verbrauchsgröße muss die gewählte Verbrauchsgröße zu der betrachteten Tarifgröße passen. Gegebenenfalls muss zusätzlich auf die Zählerart eingeschränkt werden. Bsp: Für einen Gaszähler werden Rechnungen erfasst. Es soll die Gasmenge zwischen Rechnung und zugeordnetem Tarif verglichen werden. Bestandteil des Tarifs ist ein Tarifbaustein mit der Tarifgröße "Arbeitspreis bezogen auf Gasvolumen". Diese bezieht sich auf die Verbrauchsgröße "Brennstoffmenge (m³)". Es ist somit eine Regel des Typs "Gemesserner Verbrauch einer Verbrauchsgröße" zu erstellen und die Option Verbrauchsgröße mit "Brennstoffmenge (m³)" zu belegen.
Hinweis: Möchte man mit einer Regel beispielsweise nur eine relative Abweichung prüfen, so muss die absolute Abweichung hinreichend groß gewählt werden, sodass sie in der Praxis nie zum Tragen kommt.
Absenderadresse
Hier kann eine Adresse für die Organisationseinheit hinterlegt werden. Die Option "Organisationseinheit hat Absender" ermöglicht bei Aktivierung die Vorgabe von diversen Absenderdaten. Diese werden in Ableselisten als Absenderadresse verwendet und können im Stammdatenwidget angezeigt werden.
Zusatzfelder
Für bestimmte Elementtypen (Organisationseinheit, Einheit und somit Energieliegenschaft, Zähler, Rechnung sowie Zählwerk) können zusätzliche Felder definiert werden, die in den Stammdaten des jeweiligen Elements zu den vom Programm vordefinierten Stammdatenfeldern aufgelistet werden.
Ist die Option "Es sind Zusatzfelder definiert" aktiviert, so ist zu bestimmen, ob die von der übergeordneten Organisationseinheit geerbten Zusatzfelder behalten werden sollen. In diesem Fall ist die Option "Zusatzfelder von übergeordneten Organisationseinheiten zur Verwendung zulassen" zu aktivieren. Andernfalls stehen auf den ab hier untergeordneten Elementen nur die hier definierten Zusatzfelder zur Verfügung.
Durch Klick auf "Zusatzfelddefinition anlegen" öffnet sich ein Pop-up in dem die Bezeichnung des Zusatzfeldes und der Elementtyp für den das Zusatzfeld gilt anzugeben ist. Optional kann eine Sortierung angegeben werden. Die Zusatzfelder werden alphabetisch entsprechend dem Inhalt in "Sortierung" sortiert dargestellt. Wird diese Option nicht belegt, so erfolgt eine alphabetische Sortierung entsprechend der Bezeichnung. Felder mit unbelegter Option "Sortierung" werden nach den Zusatzfeldern mit Sortierungsoption dargestellt.
Beispiel: In der oben dargestellten Abbildung werden zwei Zusatzfelder von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt. Ab der Organisationseinheit "Musterorganisationseinheit" kommen zusätzlich die Felder "Musterzusatzfeld A" und "Musterzusatzfeld B" hinzu. Alle vier Felder beziehen sich auf Zähler.
In den Stammdaten werden die vier Zusatzfelder wie in folgender Abbildung dargestellt.
Werden nun den Feldern "Musterzusatzfeld A" und "Musterzusatzfeld B" Sortierungen "2" und "1" mitgegeben, so ändert sich die Darstellung entsprechend, wie die folgenden zwei Abbildungen zeigen.
Weiterführende Informationen
Zeitabschnittsabhängige Stammdaten einer Einheit
Verfügbarkeit und Sichtbarkeit
Verfügbar auf: Organisationseinheit
Aufgabengruppe: Einstellungen
- Kundenspezifisch: Erweiterte Einstellungen sehen
- Kundenspezifisch: Erweiterte Einstellungen verwalten
Lizenz: Edition "Standard"
Wählbare Sortierung und Bezeichnungsaufbau (z.B. im Navigationsbaum) Verfügbar ab Edition "Profi".
Hinweis: Lizenzen, die vor 2018 erworben wurden können abweichen.