Berichtsausgang
Inhaltsverzeichnis
- Darstellung
- Listenansicht
- Filtereinstellungen
- Status
- Weiterführende Informationen
- Verfügbarkeit und Sichtbarkeit
Über die Aufgabe Berichtsausgang ist es möglich, die Berichtswarteschlange, ausgehende Berichte sowie die Freigabe von Berichten und Auswertungen einzusehen und zu verwalten.
Darstellung
Beim Aufrufen des Berichtsausgangs wird die aktuelle Berichtswarteschlange angezeigt. Abweichend davon wird beim Aufrufen der Aufgabe die Berichtsfreigabe angezeigt, sobald freizugebene Berichte vorhanden sind. Über den Tab Darstellung kann die Ansicht zwischen Berichtswarteschlange, Berichtsfreigabe und ausgehenden Berichten gewechselt werden.
Berichtswarteschlange
Die Berichtswarteschlange bietet eine Übersicht über alle Berichte, die sich serverweit aktuell in der Erzeugung befinden oder noch erzeugt werden sollen.
Berichtsfreigabe
Es werden alle Berichte angezeigt, die den Status Warten auf Freigabe oder Freigegeben haben und den Filtereinstellungen entsprechen. Einstellungen zur Berichtsfreigabe können in den Erweiterten Einstellungen vorgenommen werden.
Hinweis: Die Einstellungen zur Berichtsfreigabe beziehen sich lediglich auf Berichte, die über ein Berichtsabo erzeugt werden. Manuell abgerufene Berichte werden immer sofort automatisch versand.
Ausgehende Berichte
Es werden alle angeforderten Berichte angezeigt, die den Filtereinstellungen entsprechen. 
Listenansicht
In der Listenansicht werden die einzelnen Berichte entsprechend der gewählten Ansichts- und Filtereinstellungen mit den wichtigesten Informationen angezeigt. Je nach gewählter Ansicht unterscheiden sich die dargestellten Informationen geringfügig. In der Liste sind Massenoperationen möglich, wodurch beispielsweise mehrere Berichte auf einmal freigegeben werden können. Abhängig vom Status des Berichts stehen über das Aktionsmenü verschiedene Aktionen zur Verfügung. Dort werden weitere Details zur Berichtserzeugung angezeigt.
Hinweis: Für alle Berichte mit dem Status "Versandt" wird geprüft, ob die Aufbewahrungsfrist für PDFs laut den Erweiterten Einstellungen abgelaufen ist. Sollte dies der Fall sein, wird das Dokument gelöscht und der Status auf "Versandt, erzeugtes Dokument gelöscht" gesetzt. Für alle Berichte wird geprüft, ob die Aufbwahrungsfrist des Berichts laut den Erweiterten Einstellungen abgelaufen ist. Sollte dies der Fall sein, werden sämltiche Details und das zugehörige Dokument gelöscht. Für alle Berichte wird geprüft, ob ihr Versanddatum, der Abschluss ihrere Erzeugung, der Beginn ihrere Erzeugung oder ihr Einreihdatum länger als 35 Tage zurück liegt. Sollte dies der Fall sein wird die E-Mail Adresse des Empfängers entfernt. Bei fehlerhaften und freizugebenden Berichte, die älter als 6 Monate sind und zusätzlich die Aufbewahrungsfristen des Berichtsausgang erfüllen, werden vom System gelöscht.
Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist im Berichtsausgang kann bei neuen Systemen aus Datenschutzgründen ggf. auf 0 Tage eingestellt sein. Die Einstellung kann auf Ebene einer Organisationseinheit in den Erweiterten Einstellungen angepasst werden.
Hinweis: Berichte, für die die Berechtigung zum Darstellen fehlt, z.B. weil der Bericht sich außerhalb des Sichtbarkeitsbereichs des jeweiligen Anwenders befindet, werden aus Datenschutzgründen anonymisiert dargestellt.
Filtereinstellungen
Für die Ansichtseinstellungen "Berichtsfreigabe" und "Ausgehende Berichte" besteht die Möglichkeit, die dargestellte Liste nach bestimmten Kriterien zu filtern. So können wahlweise nur Berichte von diesem Element oder auch zusätzlich von untergeordneten Elementen angezeigt werden. Zusätzlich zum Status von Berichten können auch fehlerhafte Berichte gefiltert werden. Wird ein "Anforderungsdatum ab" gewählt, werden alle Berichte angezeigt, die ab diesem Datum bis heute angefordert wurden. Auch kann nach einer Person, die einen Bericht eingereiht hat sowie nach einem Teil eines Berichtsnamens gefiltert werden. Über den Filter bei Berichtsname kann beispielsweise auch nach den Berichten einer bestimmten Liegenschaft oder Einheit gefiltert werden. Abschließend kann die Sortierung der gefilterten Ergebnisse beeinflusst werden.
Status
Über Statussymbole im Aufgabenmenü wird erkenntlich gemacht, falls freizugebende oder fehlerhafte Berichte vorhanden sind. Dabei gilt folgende Unterscheidung: 
Warnung: Es gibt einen Bericht der freigeben werden muss (erscheint nur wenn der Nutzer den Bericht auch sehen kann). 
Fehler: Es ist mindestens ein Bericht mit dem Status fehlerhaft vorhanden.
Weiterführende Informationen
Konfiguration der Berichtsfreigabe in den Erweiterten Einstellungen
Einstellen von Statusbenachrichtigungen für den Berichtsausgang
Verfügbarkeit und Sichtbarkeit
Verfügbar auf: Organisationseinheit
Aufgabengruppe: Berichtswesen
- Berichtswesen: Berichtsausgang (vollumfänglich)
- Berichtswesen: Berichtswarteschlange (Teilansicht des Berichtsausgangs)
Aufgabe verfügbar unabhängig von der Edition
Ansicht "Berichtsfreigabe" und "Ausgehende Berichte" ab Edition Standard
Hinweis: Lizenzen, die vor 2018 erworben wurden können abweichen.