Rechnungsimport
Inhaltsverzeichnis
- Hintergrund zu XRechnung und ZUGFeRD
- Welche Treiber stehen zur Verfügung?
- Funktionsweise
- Weiterführende Informationen
Der Rechnungsimport ermöglicht die automatisierte Erfassung von elektronische Rechnungen in der Software. Für den Import muss eine Datenquelle (z.B. E-Mail-Postfach, (S)FTP-Server, Netzwerkpfad) angelegt und einsatzbereit sein. Ebenso muss ein Datenabonnement mit dem korrekten Treiber vorhanden sein.
Dafür stehen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Einmal unter Verwendung des Formats XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.1.1. und als CSV-Import. Die Funktionsweise ist analog, nur die Treiber sind unterschiedlich.
Falls Rechnungen die einzige Erfassungsmethode von Zählerverbräuchen sind, können die in der Rechnung aufgeführten Verbräuche optional in die entsprechenden Zählwerke importiert werden. Falls in der Rechnung Zähler aufgeführt sind, welche noch nicht in der Software existieren, können diese Zähler beim Import mit passenden Zählwerken vom System angelegt werden.
Um die in den elektronischen Rechnungen enthaltenen Rechnungspositionen importieren zu können, existieren Standardmappings mit den offiziellen Artikelnummern der EDNA (edna Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation e.V.) und des BDEW (Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft e.V.).
Hintergrund zu XRechnung und ZUGFeRD
Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR müssen in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. In der Praxis wurde dafür die XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) entwickelt. Eine elektronische Rechnung besteht aus strukturierten Rechnungsdaten, die maschinell verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF-Dokument ohne entsprechenden XML-Datensatz stellt keine gültige Zahlungsaufforderung mehr dar. Auch dann nicht, wenn die PDF-Rechnung komplett digital, z.B. per E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.
In die Software importiert werden können elektronische Rechnungen im Format XRechnung und ZugFeRD ab Version 2.1.1. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Varianten XRechnung und ZUGFeRD ist im wahrsten Sinne des Wortes offensichtlich: Denn während es sich bei einer E-Rechnung im Standard XRechnung um einen reinen Datensatz (XML-Datei) handelt, besteht eine Rechnung im Standard ZUGFeRD aus einem Datensatz und einem sogenannten Sichtdokument in Form eines PDF. Den europäischen Vorgaben entsprechen aber grundsätzlich beide Standards.
Hinweis: Um mit den Filtereinstellungen gezielt den xml-Anhang zu finden, muss der Filter mit geschweiften Klammern präzisiert werden: "Anhang Dateiname enthält: pdf{{.xml}}"
Hinweis: Möchte man bei einer ZUGFeRD-Datei das eingebettete XML einsehen, ist dies beispielsweise über Adobe Acrobat möglich, indem man den Anhang öffnet:
Voraussetzungen
Für einen funktionierenden Rechnungsimport in der Software müssen die Rechnungen einige Grundvoraussetzungen erfüllen.
Importiert werden können nur Rechnungen, deren Aufbau und Inhalt der offiziellen XRechnungs-Spezifikation () und der Umsetzungsempfehlung der EDNA () entsprechen. Diese Festlegungen berücksichtigen die spezifischen Anforderungen an Energierechnungen im Energiemarkt.
Beispielsweise bedeutet dies, dass in einer XRechnung unter jeder Rechnungsposition eine Verbrauchsmenge anzugeben ist. Sind die Voraussetzungen nicht gegeben, wird entweder der Import abgebrochen (Beispiel: MALO fehlt) oder eine fehlerhafte Position wird nicht importiert (eine Logmeldung gibt Aufschluss über den Grund).
Es wird nur der Import von Rechnungen unterstützt, in denen ein einziger Zähler enthalten ist.
Um eine XRechnung auf seine Kompatibilität zu prüfen, kann die Datei beispielsweise mit dem Programm Notepad++ mit Einstellung Language xml eingesehen werden.
Es folgt ein einfaches Beispiel für eine XRechnung im cii-Format als xml-Datei. Es enthält 3 Positionen (Arbeitspreis, Leistungspreis und Stromsteuer).
Hinweis: Die Inhalte der PDF und der zugehörigen xml-Datei können sich ggf. unterscheiden. Maßgeblich für den Import sind die Inhalte der XML-Datei.
Welche Treiber stehen zur Verfügung?
Es gibt aktuell 4 verschiedene Treiber für den Import von XRechnungen und einen für den CSV-Rechnungsimport.
XRechnungen
Grundsätzlich gilt als Identifikationsmerkmal ("Abo-Fremdschlüssel") entweder die Marktlokation (MALO) oder die Messlokation (MELO), die in den Stammdaten des jeweiligen Zählers gepflegt sein muss. Je nach Treiber wird das Identifikationsmerkmal an unterschiedlichen Stellen/Feldern in der XRechnung erwartet.
Die 4 Treibertypen sind:
Für XRechnungen gibt es zwei verschiedene „XML-Syntaxen" (UBL und CII), je nach Syntax sind die entsprechenden XML-Felder unterschiedlich benannt.
Hier sind Beispiele für die Bezeichnung der XML-Felder in der jeweiligen Syntax aufgeführt, für die dem Softwarehersteller während des Entwicklungsprozesses Beispieldateien vorlagen:
- "Zählerzuordnung durch Marktlokation aus Empfängeridentifikator": Die MALO wird aus der ID der Lieferadresse bestimmt. Das XML-Feld heißt in der CII-Syntax „ApplicableHeaderTradeDelivery" -> „ShipToTradeParty" -> „ID".
- "Zählerzuordnung durch Marktlokation aus Objektidentifikator": Die MALO wird aus dem referenzierten abgerechneten Objekt bestimmt. Das XML-Feld heißt in der UBL-Syntax „AdditionalDocumentReference" -> „ID" (falls „DocumentTypeCode" = „130").
- "Zählerzuordnung durch Messlokation aus Empfängeridentifikator": Die MELO wird aus der ID der Lieferadresse bestimmt. Das XML-Feld heißt in der CII-Syntax „ApplicableHeaderTradeDelivery" -> „ShipToTradeParty" -> „ID".
- "Zählerzuordnung durch Messlokation aus Produkteigenschaften": Die MELO wird aus den Produktdetails bestimmt. Das XML-Feld heißt in der CII-Syntax „IncludedSupplyChainTradeLineItem" -> „SpecifiedTradeProduct" -> „ApplicableProductCharacteristic" -> „Value" (falls für die ProductCharacteristic "Description" = "Zählpunkt" ist).
Hinweis: Ist keiner der Standardtreiber für den Import Ihrer Rechnungen geeignet, können (analog zu Treibern für Zähl- und Messwerte) auch individuelle Treiber für den Rechnungsimport erstellt werden. Wenden Sie sich hierfür an den Support oder Ihren zuständigen Ansprechpartner aus dem Vertrieb.
CSV-Rechnungsimport
Hier ist der Treiber "CSV-Rechnungsimport" im Datenabonnement zu wählen:
Die folgende Excel-Datei erklärt, wie die CSV-Dateien formatiert sein müssen: CSV-Standard-Rechnungsformat
Die Nutzungshinweise im Arbeitsblatt "Hilfe" sind zu beachten.
Unter dem Reiter "Treiberspezifische Einstellungen" ist im Standardfall das Standardmapping ("Standard-Tarifgrößen (System)") auszuwählen.
Wichtig: Die Belegnummern müssen eindeutig sein.
Funktionsweise
Bei beiden Methoden erfolgt der Import von Rechnungen über eine Datenquelle vom Typ Rechnung und ein zugehöriges Datenabonnement. Der Rechnungsimport importiert nur in Zähler, die dem Rechnungsabo zugeordnet sind. Das Verhalten ist damit analog zum bisherigen „Zähl-und Messwerte“-Abo. Die Zuordnung eines Zählers zu einem Rechnungsabo erfolgt in den Stammdaten eines Zählers, indem ein Rechnungsabo ausgewählt wird. Werden beim Import über das Identifikationsmerkmal (z.B. die MALO bei der XRechnung oder der Fremdschlüssel beim CSV-Import) keine Zähler im Datenabo gefunden, werden diese (bei aktivierter Option im Datenabo) neu angelegt und der Anwender über eine Logmeldung darüber informiert.
Die Zähler werden mit einem zu den in der Rechnung enthaltenen Positionen möglichst passenden Zählertyp und Zählwerken angelegt. Kann kein passender Zählertyp ermittelt werden, wird der Zähler mit dem Zählertyp "Allgemein, freie Konfiguration" mit einem Zählwerk je in der Rechnung vorkommender Messgröße (bestimmt aus Tarifgrößen-Messgrößenmapping) angelegt.
Hinweis: Messgrößen in XRechnungen werden ignoriert, wenn Sie nicht zu den erwarteten Messgrößen laut EDNA passen. Es wird dann die erwartete Messgröße laut Tarifgrößen-Messgrößenmapping herangezogen und zur Information eine Logmeldung geschrieben.
Achtung: Der Rechnungsimport in zwei Zähler mit demselben Identifikator unter dem selben Datenabo wird nicht unterstützt. Es gibt dann eine entsprechende Logmeldung und die Rechnung wird auf einem der beiden Zähler im Zufallsprinzip angelegt.
Achtung: In Zählwerken, welche die Messgröße "Messwert Leistung in W" beistzen, können keine Werte importiert werden.
Eine importierte Rechnung ist auf dem zugehörigen Zähler unter der Aufgabe Rechnungen einsehbar, aber nicht manuell bearbeitbar. Folgende Informationen aus der importierten Rechnung sind an dieser Stelle sichtbar:
- Rechnungsnummer, -datum, -Zeitraum und Hinweistext
- Positionszeile, -zeitraum, -menge, -(Netto)Kosten, -Steuersatz
Es werden alle Rechnungspositionen aus der Rechnung (soweit möglich) einzeln importiert und auf Tarifgrößen gemappt. Artikelnummern, die nicht über das im Datenabo zugeordnete Mapping abgebildet werden können, werden mit der Tarifgröße "Rest" importiert. Solche Artikel sollten vom Anwender in das Mapping mit aufgenommen werden, damit eine Zuordnung zu einer Tarifgröße der Software erfolgen kann. Wurde das Mapping angepasst, kann die Rechnung mit einem Reimport korrekt dargestellt werden.
Hinweis: Ein Reimport ist lediglich für Rechnungen möglich, die noch den Status "Erfasst" besitzen. Für freigegebene Rechnungen (und auch für alle anderen Status) können jedoch Korrekturrechnungen importiert werden.
Hinweis: Eine Rechnung wird nur überschrieben, wenn eine neue Rechnung mit der selben Rechnungsnummer über das gleiche Rechnungsabo importiert wird.
Hinweis: Kostenbeträge werden als Zahlenwert importiert und in der Währung dargestellt, die auf der Organisationseinheit (ggf. übergeordnet) eingestellt ist. Es erfolgt Währungsumrechnung.
Import von Verbräuchen
In elektronischen Rechnungen ist neben Kosten auch die Menge in einer Rechnungsposition enthalten. Diese Verbräuche können beim Import in passende (Kombi-)Zählwerke mit der Herkunft REC geschrieben werden.
Hinweis: Die XRechnung enthält keine Zählerstände, sondern nur Verbräuche - selbst wenn ggf. in der zugehörigen PDF Zählerstände ersichtlich sind.
Hinweis: Echtzeitzählwerke unterstützen den Import über Rechnungen nicht. Dies gilt bspw. auch für die manuelle Rechnungserfassung, wenn dort Zählerstände importiert werden.
Der Import von Verbräuchen kann in den Stammdaten eines Zähler über eine Option aktiviert werden. Vom Rechnungsimport neu angelegte Zähler werden grundsätzlich immer mit Verbräuchen und der Rechnung importiert.
Hinweis: Wenn die Option aktiviert wird, wird gleichzeitig die Einstellung am Zählwerk aktiv, dass auch Intervallverbräuche erfassbar sind.
Bei bestehenden Zählern werden Verbräuche nur in die bereits vorhandenen Zählwerke importiert. Gibt es Positionen in der Rechnung, für deren Messgrößen laut Tarifgrößen-Messgrößenmapping keine passenden Zählwerke vorhanden sind, werden diese Verbräuche nicht importiert.
Verbräuche werden nicht für alle Artikel importiert. Sie werden nur importiert, wenn sie laut Mapping auf eine Tarifgröße gemapped werden, für deren entsprechende Messgröße laut Tarifgrößen-Messgrößenmapping ein Verbrauchsimport vorgesehen ist.
Hinweis: Verbrauchsimporte sind grundsätzlich nur für direkte Energieverbräuche vorgesehen. Für Verbrauchsgrößen wie Gas in m³ wird kein Import vorgenommen.
Hinweis: Der Verbrauch einer Position wird nur importiert, wenn die zugehörigen Kosten > 0 sind.
Für den Import von Verbräuchen der Messgröße Wirkarbeit (QW) gibt es einige Sonderfälle, die eine möglichst realitätsnahe Abbildung ermöglichen. Wirkarbeit wird in passende Zählwerke importiert (NT in NT, HT in HT). Sollte jedoch kein passendes Zählwerk, aber ein einfaches Wirkarbeitszählwerk zur Verfügung stehen, so werden HT und NT-Mengen dort importiert.
Korrekturrechnungen
Wird eine Korrekturrechnung geschickt, so muss diese Rechung den Type Code 384 und einen Verweis auf die zu stornierende Rechnung enthalten (gilt nur für ZUGFeRD/XRechnungen). In der Korrekturrechnung sind die korrigierten (d.h. neuen) Rechnungspositionen aufgeführt. Die Verbräuche der korrigierten Rechnung werden gelöscht.
Wie kann ich Fehler erkennen?
Für den Rechnungsimport werden - wie bei anderen Importen auch - Logmeldungen geschrieben. Die Logmeldungen werden auf die Datenquelle geschrieben, über die die Rechnungen importiert werden.