Dokumente
Inhaltsverzeichnis
Die Aufgabe Dokumente bietet die Möglichkeit, Dokumente, die an verschiedenen Stellen in der Software hochgeladen oder erstellt wurden zu verwalten. Hier können neue (allgemeine) Dokumente hochgeladen und alle Dokumente, die sich auf dem System befinden, gefiltert und bearbeitet werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Dokumente zu klassifizieren und zu versionieren. Hat die Datei ein nicht unterstütztes Format, so ist ein Hochladen nicht möglich und die erlaubten Dateiformate werden dargestellt. Dateiformate, die lt. Empfehlung
des Security-Anbieters Sophos (Stand 19. Mai 2021) nicht als sicher eingestuft werden, sind generell nicht hochladbar. Ausnahme hierbei bildet lediglich das Dateiformat ".xlsm".
Alle Dokumente auf dem System sind automatisch einer Systemklassifikation zugeordnet. Beispielsweise sind erzeugte Berichte der Systemklassifikation "Berichte" oder ein auf der Organisationseinheit definiertes Logo der Systemklassifikation "Logo (Organisationseinheit" zugeordnet. Dokumente, die über die Aufgabe Dokumente erstellt werden, werden automatisch der Systemklassifikation "Allgemeines Dokument" zugeordnet.
Listenansicht
Beim Aufruf der Aufgabe werden standardmäßig alle Dokumente mit der Systemklassifikation "allgemeine Dokumente" geladen, die auf diesem oder untergeordneten Elementen vorhanden sind. Neben dem Dokumentnamen wird die Systemklassifikation, ggf. zugeordnete Klassifikationen, die Herkunft/das Element sowie Informationen zur hinterlegten Datei angezeigt. Zusätzlich ist ein Ablaufdatum sowie die Dokumentversion sichtbar.
Über das Aktionsmenü kann ein Dokument angezeigt oder gelöscht werden und die hinterlegte Datei heruntergeladen werden. Über Multiselect ist ein massenhaftes Löschen von Dateien möglich.
Hinweis: An dieser Stelle können nur allgemeine Dokumente gelöscht werden. Das Bearbeiten und Löschen von Dokumenten mit anderen Systemklassifikationen ist ausschließlich an der jeweiligen Stelle möglich, an der das Dokument erstellt wurde. Beispiel: Das Logo einer Organisationseinheit kann nur in den Stammdaten der Organisationseinheit bearbeitet bzw. gelöscht werden.
Die Liste der angezeigten Dokumente kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. So kann beispielsweise nach Dokumenten verschiedener Klassifikationen oder Herkunft (Element) gefiltert werden. Im Tabellenkopf sind weitere Filter einstellbar.
Beispiele:
- Filtern nach allen allgemeinen Dokumente einer bestimmten Einheit
- Filtern nach alle Schlüsseln und Zertifikaten aus Datenquellen
- Filtern nach allen allgemeinen Dokumenten, die als blau ODER als Hund klassifiziert sind.
Detailansicht
Tab "Aktuelle Version"
Über den Button "Dokument anlegen" kann eines neues Dokument der Systemklassifikation "allgemeines Dokument" angelegt werden. Neben der Angabe eines Dokumentnamen kann nun entweder eine neue Datei hochgeladen, eine bereits auf dem System vorhandene Datei (gleicher Systemklassifikation, die auf oder oberhalb des betrachteten Elements hochgeladen wurde) zugeordnet oder aber eine URL hinterlegt werden. Im nächsten Schritt kann das Dokument einer oder mehrerer Klassifikationen zugeordnet werden. Es können hier entweder bereits bestehende Klassifikationen genutzt werden, oder aber über die Aufgabe Klassifikationssysteme eigene Klassifikationen angelegt werden. Optional ist die (rein informative) Angabe eines Ablaufdatums möglich, nach dem später in der Listenansicht der Dokumente gefiltert werden kann. Des Weiteren kann ein Löschdatum für die hinterlegte Datei sowohl für die aktuelle, als auch für die älteren Versionen des Dokuments angegeben werden. Für die aktuelle Datei beträgt das vorbelegte Löschdatum 5 Jahre, für ältere Dokumentversionen 10 Jahre. Nach Ablauf des Löschdatums wird die hinterlegte Datei automatisch vom System gelöscht.
Hinweis: Die folgenden Formate werden von der Browser-Anwendung unterstützt:
Tab "Historie"
Werden Änderungen an einem bereits bestehenden Dokument vorgenommen, werden die Änderungen in Form von verschiedenen Versionen in der Historie aufgeführt. Hier können die Änderungen nachvollzogen und Dateien aus älteren Versionen heruntergeladen werden. Über das Aktionsmenü kann außerdem die Detailansicht der jeweiligen Dokumentversion geöffnet werden.
Zugehörige Aufgaben
Verfügbarkeit und Sichtbarkeit
Verfügbar auf: Organisationseinheit, Energieliegenschaft, Einheit, Zähler, Zählwerk, Energiefaktor, Wetterstationszählwerk
Aufgabengruppe: Dokumentation/Dokumente
- Dokumentation: Alle Dokumente sehen
- Dokumentation: Allgemeine Dokumente verwalten
Lizenz: Ab der Edition "Profi" verfügbar.
Hinweis: Lizenzen, die vor 2018 erworben wurden können abweichen. Die Funktion kann in diesem Fall kostenpflichtig nachlizenziert werden.