Wordvorlagen für Berichte
Inhaltsverzeichnis
Für Berichte, die mittels Berichtsvorlagen erstellt werden, besteht die Möglichkeit in der Webanwendung Wordvorlagen zu hinterlegen.
Anhand dieser Wordvorlagen können die Schriftart, der Zeilenabstand, die Schriftgröße etc. im erzeugten Bericht voreingestellt werden.
Pro Organisationseinheit kann nur eine Wordvorlage eingerichtet werden, welche in der Struktur so weit nach unten gültig ist, bis auf einer Organisationseinheit eine andere Wordvorlage eingestellt wurde. Hierfür wird das Dokument auf der entsprechenden Organisationseinheit hochgeladen und mit der Option "Verwendung: Wordvorlage für Berichte" zugeordnet.
Für alle Berichte, die NICHT über eine Berichtsvorlage erstellt werden, können weiterhin die "Seitenköpfe" in der Webanwendung verwendet werden.
Anpassung der Wordvorlage
Die unten beschriebenen Vorbelegungen für Formatvorlagen werden, sofern sie nicht durch eine hochgeladene Wordvorlage überschrieben werden, vom System zur Erstellung der Berichte verwendet. Dies hat den Vorteil, dass Anpassungen in der Implementierung (z.B. die Änderung von Abständen, Schriftgrößen etc.) sich automatisch auf Berichte auswirken, ohne dass es einer Anpassung durch den Kunden bedarf.
Wichtig:
- Deshalb wird dringend empfohlen nur die Formatvorlagen in einer Wordvorlage zu definieren, deren Werte von den Standardwerten abweichen, sodass Änderungen bzgl. anderer Formatvorlagen ohne weitere Anpassungen wirksam werden.
- Hier nicht aufgeführte Formatvorlagen haben keine Auswirkung auf die Berichte
Um eine eigene Wordvorlage zu erstellen, wird folgender Weg empfohlen:
- Die lokal speichern. (Hier eine Wordvorlage, die sämtliche aufgeführten Formatvorlagen mit den angegebenen Vorbelegungen enthält: )
- Damit diese Datei als Wordvorlage geöffnet und nicht als docx-Datei geöffnet wird, empfiehlt es sich zuerst das Textverarbeitungsprogramm (Microsoft Word) zu öffnen und aus diesem Programm heraus über die Option "Datei öffnen" die Wordvorlage zur Anpassung aufzurufen.
- Soll eine bereits definierte Formatvorlage geändert werden, so ist dies durch Rechtsklick auf die Formatvorlage und Klick auf "ändern" möglich. Ist die anzupassende Formatvorlage nicht bereits in der Wordvorlage definiert, so ist diese zuerst über "Formatvorlage erstellen" zu definieren (der Name muss exakt dem in unten aufgeführter Tabelle entsprechen) und kann anschließend geändert werden.
- Die Änderung folgender Formatvorlagen haben Auswirkung auf Berichte:
| FORMATVORLAGE | BESCHREIBUNG | VORBELEGUNG |
|---|---|---|
| Titel | Dokumententitel | |
| Standard | Text | |
| Überschrift 1-6 | Überschriften in der Ebene 1-6 | Nummerierung und je nach Ebene Schriftgröße, Fett, Kursiv |
| Beschriftung | Beschriftung einer Tabelle | |
| ParagraphImportant | Wichtiger Absatz | Fett |
| ParagraphEnumeration | Aufzählung (oft im Schema "Begriff: Text", z.B. im Baustein) | Abstand nach unten: 1,75 Pt. |
| ParagraphNumberAligned | Zahlen, die nach rechts ausgerichtet sind | Ausrichtung: Rechts |
| ParagraphNumberNoticeableAligned | Zahlen, die nach rechts ausgerichtet sind und hervorgehoben sind (z.B. weil sie keinen wahren Wert darstellen) | Ausrichtung: Rechts Kursiv |
| ParagraphImage | Absatz, der ein Bild umgibt | Abstand nach unten: 8 Pt. |
| TableAfterSpacing | Absatz für Abstand nach Tabellen | |
| DataTableCommonParameters | Innerhalb einer Datentabelle: Absatz oberhalb einer Tabelle mit Daten die die gesamten Tabellenteile betreffen | Abstand nach oben: 1 Pt. Abstand nach unten: 1 Pt. Nicht vor nächstem Absatz trennen Schriftgröße: 7 Fett |
| DataTableParagraph | Innerhalb einer Datentabelle: Absatz | Abstand nach oben: 1 Pt. Abstand nach unten: 1 Pt. Schriftgröße: 7 |
| DataTableParagraphSectionRow | Innerhalb einer Datentabelle: Bereichsabsatz in voller Zeilenbreite mit Abhebung zu vorherigem Bereich | Abstand nach oben: 1 Pt. Abstand nach unten: 1 Pt. Nicht vor nächstem Absatz trennen Schriftgröße: 7 |
| DataTableParagraphFirstRowIndent1 | Innerhalb einer Datentabelle: Eingerückter Absatz Ebene 1 | Abstand nach oben: 1 Pt. Abstand nach unten: 1 Pt. Abstand nach links: 0,32 cm Schriftgröße: 7 |
| DataTableParagraphFirstRowIndent2 | Innerhalb einer Datentabelle: Eingerückter Absatz Ebene 2 | Abstand nach oben: 1 Pt. Abstand nach unten: 1 Pt. Abstand nach links: 0,56 cm Schriftgröße: 7 |
| DataTableParagraphNumberAligned | Innerhalb einer Datentabelle: Zahlen, die nach rechts ausgerichtet sind | Abstand nach oben: 1 Pt. Abstand nach unten: 1 Pt. Schriftgröße: 7 Ausrichtung: Rechts |
| DataTableParagraphNumberNoticeableAligned | Innerhalb einer Datentabelle: Zahlen, die nach rechts ausgerichtet sind und hervorgehoben sind (z.B. weil sie keinen wahren Wert darstellen) | Abstand nach oben: 1 Pt. Abstand nach unten: 1 Pt. Schriftgröße: 7 Ausrichtung: Rechts Kursiv |
Die vordefinierten Formatvorlagen können im Word über Rechtsklick/ändern auf der jeweiligen Formatvorlage in der Symbolleiste angepasst werden. (Hinweis: Die Änderung anderer Formatvorlagen oder eigene Formatvorlagen haben keine Auswirkung auf den Bericht. Darüber hinaus können die Kopf- und Fußzeile gestaltet werden. Auch das Einfügen von Logos oder Bildern, sowie das Einstellen und Stylen eines Deckblattes ist möglich.Zur Aktivierung der Silbentrennung können Sie in der Wordvorlage unter dem Reiter "Seitenlayout" auf die Option "Silbentrennung" wechseln und wählen "Automatisch" aus (die Silbentrennung funktioniert momentan nur bei Berichten, die als Word-Datei erzeugt werden). Angepasste Word-Datei als Word-Vorlage (*.dotx) speichern.
- Auf dem Reiter "Formatvorlagen" die geänderte Wordvorlage hochladen (auch per Drag-and-Drop möglich) und Formatvorlagen speichern.
Verfügbarkeit und Sichtbarkeit
Verfügbar auf: Webanwendung
- Datenerfassung, manuell: Ableselisten verwalten
- Datenerfassung, manuell: Ableselisten eingeben (eigene)
Lizenz: Verfügbar ab Edition Profi
Hinweis: Lizenzen, die vor 2018 erworben wurden können abweichen.